Гражданин в своем письменном обращении в обязательном порядке указывает либо наименование государственного органа или органа местного самоуправления, в которые направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.

В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Ответ на обращение не дается в следующих случаях:

• в обращении не указаны фамилия, имя, отчество (последнее – при наличии) гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ (п. 1 ст. 11 № 59-ФЗ);
• в обращении обжалуются судебные решения (п. 2 ст. 11 № 59-ФЗ);
• в обращении содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи (п. 3 ст. 11 № 59-ФЗ);
• текст обращения не поддается прочтению (п. 4 ст. 11 № 59-ФЗ);
• текст обращения не позволяет определить суть предложения, заявления или жалобы (п. 4.1 ст. 11 № 59-ФЗ);
• в обращении содержится вопрос, на который заявителю неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства (п. 5 ст. 11 № 59-ФЗ);
• если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну (п. 6 ст. 11 № 59-ФЗ);
• если обращения не являются заявлениями, жалобами, не содержащими конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения и т.д.) (п. 5.21 Порядка рассмотрения обращений граждан и организаций, поступивших в Правительство Хабаровского края, утвержденного Постановлением Губернатора Хабаровского края от 3 июля 2017 г. № 74).